Модуль закупівлі від ERP-системи BSI. Управління закупівлями за допомогою розробленого модуля для ERP-системи.

У межах проєкту впровадження комплексної системи управління підприємством ERP-класу BSI може бути створена функціональність, за допомогою якої фахівці компанії зможуть ефективно управляти контрактними умовами, обумовленими з постачальником. На підставі цього інструменту менеджери компанії-замовника зможуть більш аргументовано вести переговори з постачальниками.

Функціональність бізнес-процесу Розрахунки з кредиторами дозволяє відстежувати кредиторську заборгованість і проводити оплати постачальникам залежно від строків оплати та наявності коштів. Дані про закупівлі передаються з бізнес-процесів «Логістики».

Система BSI має широкий діапазон функціональних можливостей для підтримки таких видів діяльності на підприємстві як:

• поповнення товарно-матеріальних запасів;
• отримання матеріалів, необхідних для виконання проєктів;
• віднесення витрат за закупівлями товарів і послуг на конкретні підрозділи, роботи або центри витрат.

Функціональність бізнес-процесу «Закупівлі» охоплює весь спектр постачальницької діяльності підприємства від оформлення замовлення на закупівлю і до оплати отриманих товарів і послуг. На стадії передпроєктного дослідження необхідно ретельно спланувати і описати весь цикл обробки закупівель у компанії і налаштувати бізнес-процес «Закупівлі» відповідним чином.

Для закупівлі номенклатури, яку планується зберігати на складах, використовується складський метод закупівлі номенклатури. Такий метод забезпечує повну інтеграцію бізнес-процесу «Закупівлі» з іншими бізнес-процесами Логістики. Закуповувана номенклатура купується на основі відповідного загальносистемного номенклатурного довідника, при цьому система:

1. перевіряє, що закуповувані позиції зареєстровані в номенклатурному довіднику підсистеми «Запаси»;
2. витягує дані про номенклатурні одиниці, наприклад опис, вартість за одиницю, одиниці вимірювання тощо;
3. оновлює в базі даних інформацію за номенклатурними одиницями, наприклад інформацію про наявний запас і вартість одиниці.

Під час роботи зі складською номенклатурою витрати на неї реєструються як наявний запас у балансі доти, доки номенклатурні одиниці не підуть зі складу. Під час продажу такої номенклатури сума проданого товару проходить як вартість реалізації. Якщо ж якісь номенклатурні позиції були використані всередині компанії, то вартість таких позицій у момент виходу їх зі складу може бути врахована на спеціально визначеному витратному рахунку.

Компанія може купувати товари, матеріали або послуги для свого внутрішнього використання (робіт; проєктів; внутрішнього споживання; ремонтів і обслуговування; запчастин, витрати за якими належать до внутрішніх або сервісних замовлень) або номенклатуру, витрати за якою будуть віднесені на рахунок третіх сторін.

Відстеження зобов’язань або боргів є загальноприйнятою практикою для підприємств, що працюють у галузі продажу та придбання нескладських позицій, наприклад послуг. Реєстрація зобов’язань або боргів є визнанням майбутніх зобов’язань компанії. Можна налаштувати систему так, щоб суми зобов’язань і боргів під час введення в систему замовлення на закупівлю реєструвалися на рахунках головної книги.

Метод субпідряду використовується за необхідності реєстрації даних за довгостроковими контрактами, платежами та зобов’язаннями, пов’язаними з виконуваними роботами. Крім цього можливе:

• оформлення контрактів для підрядників на комплекс необхідних робіт і їх ведення;
• визначення умов платежів за контрактами, реєстрація та відстеження платежів;
• відстеження витрат за вже виконаними роботами та майбутні витрати;
• отримання інформації за контрактами в різних розрізах;
• реєстрація змін, що вносяться в умови контракту;
• отримання звітів про статус виконання контрактів і зобов’язань.

Під час створення нового контракту необхідно ввести інформацію про підрядника, дані про роботи, які мають бути виконані за цим контрактом, дані про зобов’язання за контрактом, дати тощо. Для вже наявних контрактів можна оформити замовлення на зміну зобов’язань за ними і відстежувати хід виконання контрактів.

У системі може бути реалізований механізм здійснення проміжних платежів і їх призупинення в разі необхідності. Проміжні платежі — це платежі, які робляться на користь підрядника в міру виконання робіт.

Система BSI містить широкий набір функцій, які дозволять налаштувати її для виконання специфічних дій, унікальних для конкретної компанії і конкретної операції закупівлі. Різноманітний спектр можливостей дозволить швидко і якісно проводити та реєструвати процес закупівель. Широкі можливості з отримання інформації та складання звітів допоможуть у швидкому й обґрунтованому прийнятті рішень щодо поточних і майбутніх планів із закупівель.