Модуль закупки от ERP системы BSI. Управление закупками с помощью разработанного модуля для ERP системы.

В рамках проекта внедрения комплексной системы управления предприятием ERP-класса BSI, может быть создана функциональность, с помощью которой специалисты компании смогут эффективно управлять контрактными условиями, оговоренными с поставщиком. На основании данного инструмента менеджеры компании-заказчика смогут более аргументировано вести переговоры с поставщиками.

Функциональность бизнес процесса Расчеты с кредиторами позволяет отслеживать кредиторскую задолженность и проводить оплаты поставщикам в зависимости от сроков оплаты и наличия денежных средств. Данные о закупках передаются из бизнес-процессов «Логистики».

Система BSI обладает широким диапазоном функциональных возможностей для поддержки таких видов деятельности на предприятии как:

• пополнение товарно-материальных запасов;
• получение материалов, необходимых для выполнения проектов;
• отнесение расходов по закупкам товаров и услуг на конкретные подразделения, работы или центры затрат.

Функциональность бизнес-процесса «Закупки» охватывает весь спектр снабженческой деятельности предприятия от оформления заказа на закупку и до оплаты полученных товаров и услуг. На стадии предпроектного исследования необходимо тщательно спланировать и описать весь цикл обработки закупок в компании и настроить бизнес процесс «Закупки» соответствующим образом.

Для закупки номенклатуры, которую планируется хранить на складах, используется складской метод закупки номенклатуры. Такой метод обеспечивает полную интеграцию бизнес процесса «Закупки» с остальными бизнес процессами Логистики. Закупаемая номенклатура приобретается на основе соответствующего общесистемного номенклатурного справочника, при этом система:

1. проверяет, что закупаемые позиции зарегистрированы в номенклатурном справочнике подсистемы "Запасы";
2. извлекает данные о номенклатурных единицах, например, описание, стоимость за единицу, единицы измерения и т.д.;
3. обновляет в базе данных информацию по номенклатурным единицам, например, информацию о наличном запасе и стоимости единицы.

При работе со складской номенклатурой затраты на нее регистрируются как наличный запас в балансе до тех пор, пока номенклатурные единицы не уйдут со склада. При продаже такой номенклатуры сумма проданного товара проходит как стоимость реализации. Если же какие-либо номенклатурные позиции были использованы внутри компании, то стоимость таких позиций в момент ухода их со склада может быть учтена на специально определенном затратном счете.

Компания может приобретать товары, материалы или услуги для своего внутреннего использования (работ; проектов; внутреннего потребления; ремонтов и обслуживания; запчастей, затраты по которым относятся к внутренним или сервисным заказам) или номенклатуру, затраты по которой будут отнесены на счет третьих сторон.

Отслеживание обязательств или долгов является общепринятой практикой для предприятий, работающих с области продажи и приобретения не складских позиций, например, услуг. Регистрация обязательств или долгов является признанием будущих обязательств компании. Можно настроить систему таким образом, чтобы суммы обязательств и долгов при вводе в систему заказа на закупку регистрировались на счетах главной книги.

Метод субподряда используется при необходимости регистрации данных по долгосрочным контрактам, платежам и обязательствам, связанным с выполняемыми работами. Кроме этого возможно:

• оформление контрактов для подрядчиков на выполнение необходимых работ и их ведение;
• определение условий платежей по контрактам, регистрация и отслеживание платежей;
• отслеживание расходов по уже выполненным работам и предстоящие расходы;
• получение информации по контрактам в различных разрезах;
• регистрация изменений, вносимых в условия контракта;
• получение отчетов о статусе выполнения контрактов и обязательств.

При создании нового контракта необходимо ввести информацию о подрядчике, данные о работах, которые должны быть выполнены по данному контракту, данные об обязательствах по контракту, датах и т.д. Для уже существующих контрактов можно оформить заказы на изменение обязательств по ним и отслеживать ход выполнения контрактов.

В системе может быть реализован механизм осуществления промежуточных платежей и их приостановки в случае необходимости. Промежуточные платежи – это платежи, которые делаются в пользу подрядчика по мере выполнения работ.

Система BSI содержит широкий набор функций, которые позволят настроить его для выполнения специфических действий, уникальных для конкретной компании и конкретной операции закупки. Разнообразный спектр возможностей позволит быстро и качественно проводить и регистрировать процесс закупок. Обширные возможности по получению информации и составлению отчетов помогут в быстром и обоснованном принятии решений, касающихся текущих и будущих планов по закупкам.